EL IMPACTO DEL COVID 19 EN LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LAS ORGANIZACIONES

A raíz de la situación Mundial ocasionada por la Pandemia, los seres humanos tuvimos que tomar medidas preventivas de aislamiento y salvaguardar nuestras vidas. Al mismo tiempo, las diferentes empresas debieron realizar planes de acción para que sus empleados y procesos convencionales dieran un giro realmente inesperado: “cambiar el hábito de hacer las cosas”.

Y es que este cambio en algunas compañías ha sido estructural, el modelo funcional que siempre han manejado ya no es el mismo; los canales de comunicación son diferentes, la gestión de los procesos se vuelve mucho más compleja de controlar y el acceso a la información soportada en los documentos se torna limitada. Sobre este último enunciado surge un inquietud

¿Y ahora como accedo a mis documentos si no estoy en la oficina?

Sobre esto entonces algunas empresas optaron por realizar acciones como:

  • Apoyarse con algún compañero o compañera que por sus labores tenga que estar en las instalaciones de la compañía, con el fin de que escanee la documentación y la envíe ya sea a través de un correo electrónico u otro medio de envío digital personal
  • Solicitar recoger los documentos utilizando un servicio de domicilio
  • Llamar a un compañero y decirle que por favor capture con su móvil una foto al documento para enviarla a través de whatsapp u otro medio
  • O finalmente dejar acumular los documentos que se deben gestionar mientras pasa esta crisis mundial.

Cualquiera de estas acciones puede ser pañitos de agua tibia para solucionar temporalmente la toma de decisiones en una compañía, sin embargo, los riesgos que se pueden presentar llegan aocasionar perdidas que de alguna manera afectarían a un más su futuro. Riesgos tales como:

  • La seguridad y confidencialidad de la información
  • Pérdida de los documentos por manipulación de varias personas
  • Desorganización de los documentos
  • No tener el seguimiento y control de los procesos documentales
  • Deterioro de la documentación por no tener los adecuados procesos de almacenamiento
  • Respuestas tardías a los diferentes requerimientos
  • Insatisfacción de los clientes, entre otros

¿Qué podríamos concluir sobre esto?
Es necesario tomar medidas claras sobre transformar la manera de hacer las cosas, flexibilizar muchas formas tradicionales de operar y diseñar alternativas apoyadas con la tecnología. Todas las empresas sin distinción o razón social, están siendo afectadas por esta crisis a pesar de que algunas de ellas ya vienen optimizando sus procesos documentales con antelación.


Las cosas en general no van a seguir siendo iguales, los modelos operativos documentales deben ser optimizados para no depender de actividades manuales es necesario cambiar la mentalidad

“No se puede dirigir empresas del siglo XXI con estructuras del siglo XX y directivos del siglo XIX”

J. Kotter.

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